Comprender, anticiparse y conocer de la mejor manera posible el entorno en el que se desarrolla nuestro negocio o nuestra actividad económica (ser un trabajador independiente no te libera de esta responsabilidad) permite la detección de vías de acción orientadas a aumentar las probabilidades de tener éxito, detectando las oportunidades y amenazas que representan los factores externos. ¿Con que finalidad? Con la finalidad de sacar provecho de las ventajas y disminuir el riesgo que conllevan las amenazas. Es decir, saber en que ambiente nos movemos incrementa el grado de probabilidad de alcanzar nuestros objetivos y lograr un negocio exitoso.
Para detectar y analizar estas oportunidades y amenazas es necesario realizar lo que en el mundo de la administración se conoce como auditoria externa o análisis externo. ¿Qué es esto? Es identificar y evaluar los acontecimientos y que ocurren en el entorno y que escapan al control de nuestro negocio u organización.
El objetivo de este análisis externo es formar una lista de oportunidades que la empresa puede aprovechar y de las amenazas que se deben sortear. Esta lista no es (ni puede ser) totalmente exhaustiva, sino que debe limitarse a aquellos factores clave que son viables de ser manejados y para los cuales podemos generar estrategias.
Factores externos clave
¿Cuáles son esos factores clave que he mencionado? Para simplificar la respuesta, puedo decirte que todos los factores externos clave a considerar pueden clasificarse en cinco grandes categorías:
- Factores económicos;
- Factores sociales, culturales, demográficos y ambientales;
- Factores políticos y legales;
- Factores tecnológicos y
- Factores de competencia
¿Por qué son tan importantes estos factores externos? Por la sencilla razón de que cualquier cambio en ellos, puede afectar directamente el mercado y el entorno en el que se desenvuelve tu negocio, de tal modo que los consumidores podrían cambiar sus preferencias o necesidades con respecto a tus productos. Es tan simple como imaginar las repercusiones en la economía cuando aumenta el precio del combustible, de la energía eléctrica, o cuando aumenta el precio del dólar, etc.
Cómo detectar las oportunidades y amenazas
El primer paso para la realización del análisis externo es reunir toda la información posible sobre factores clave enlistados anteriormente. Esto requiere estar atento y descubrir cualquier fuente de información valiosa para este propósito. ¿Cuáles son las posibles fuentes de información? La mayoría de los medios de comunicación ofrecen información sobre los factores políticos, económicos, sociales, culturales, etc. Adicionalmente, es posible reunir conocimiento sobre la competencia y otros aspectos clave a través de Internet, o mediante sencillas llamadas telefónicas.
Si tu negocio, o tu actividad independiente, está ligado al tipo de cambio del dólar (por ejemplo si prestas servicios en el extranjero y cobras en dólares), el periódico, o páginas de Internet especializadas en estos menesteres, ofrecerán información valiosa sobre el estado actual del tipo de cambio y, con toda seguridad, predicciones acerca de las variaciones cambiarias que te serán útiles para evaluar el entorno de tu negocio.
Del mismo modo, cualquier otro aspecto externo que interese a tu negocio, puede ser investigado en fuentes confiables y oportunas.
Una vez reunida toda la información que consideres importante, llega el momento de analizarla. Para hacerlo, te recomiendo que en el análisis participen las personas involucradas en tu negocio y que puedan ayudarte a detectar las oportunidades y amenazas más importantes para tu negocio. Es posible realizarlo en solitario, pero esta es una de esas actividades donde se cumple al 100% el dicho «dos cabezas piensan mejor que una». Si cuentas con colaboradores aprovecha para enriquecer tu análisis con opiniones y perspectivas diferentes. Muy probablemente, un grupo de personas, podrán detectar oportunidades y amenazas que una sola persona no podría ver tan fácilmente.
Posteriormente podrás utilizar herramientas como la matriz EFE (te dejo el video con las instrucciones de como desarrollarla) para evaluar tu capacidad (o la de tu negocio) para hacer frente a las amenazas y aprovechar las oportunidades.